Despapelización

El reto actual de empresas y administraciones públicas incluye la reducción de costes que se beneficia del empuje de disposiciones legales como la Ley 18/2011, la Ley 11/2007, la Ley 56/2007.

A nivel europeo se acaba de consensuar el texto final del nuevo Reglamento europeo para los servicios de identificación y confianza electrónicos (eIDAS), que supone la unificación de reglas respecto a la firma electrónica en todos los países de la unión europea, y se espera que la norma se publique en abril de 2014, en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas (DOCE).

Uno de los aspectos más influyentes en la reducción de costes es el de la “despapelización” de procesos, que promueve la realización de proyectos que conducen  a una transformación progresiva de los procesos de gestión  del modelo tradicional basado en el uso del papel a otros centrados en una gestión electrónica integral.

Es por tanto una reducción de costes asociada a una mejora notable de la eficiencia de los sistemas y una significativa optimiza los recursos disponibles.

El uso de firmas digitalizadas es un aspecto relevante de los proyectos pensados para eliminar el papel en los procesos que siguen dependiendo de su valor probatorio.

La normativa ya está madura para eliminar el uso de papel en muchos contextos en los que hasta hace poco tiempo no parecía posible.

Junto con la firma digitalizada, surgen múltiples posiblidades para “despapelizar” empresas y organismos y en los proyectos más avanzados, EADTrust puede asesorar y proporcionar interesantes herramientas TIC, desplegables “in house” o “en la nube” para facilitar la ejecución exitisa de los proyectos.

EADTrust recomienda que las empresas contacte en una fase temprana de los proyectos para sacar el máximo partido de su asesoramiento para identificar los procedimientos que requieren de un estudio más profundo respecto a su “desmaterialización” y que se completan con propuestas concretas de mejora y el apoyo en la implantación de soluciones tecnológicas diversas, como la asistencia en la definición de modelos de firma digitalizada con valor probatorio, el despliegue de soluciones de firma electrónica automatizada, la digitalización certificada,  la recogida de evidencias electrónicas de las transacciones realizadas o la materialización práctica de conceptos tecnológicos englobados en la denominada “Diplomática Digital”.

En el ámbito bancario EADTrust está llevando a cabo este servicio en entidades financieras con un doble objetivo, uno particular con la definición del procedimiento más adecuado para la optimización de procesos tradicionalmente gestionados en soporte papel, como la contratación de productos y servicios en oficinas y otro general con el establecimiento de las bases y conceptos básicos de gestión de documentos electrónicos, normalización de procesos y proyectos actuales y la definición de las bases necesarias para afrontar un proyecto de tratamiento de documentos electrónicos basado en el valor probatorio de las evidencias obtenidas.

Se pretende dar, en resumen, una visión novedosa sobre la preservación de evidencias electrónicas, basadas principalmente en la experiencia de los consultores y en los nuevos modelos de Administración electrónica aplicables también al sector privado. Conceptos como los de sede electrónica, cartulario o Códigos Seguros de Verificación sentarán la base sobre una nueva forma de “crear”, “procesar”,“conservar” y “acceder” a los documentos electrónicos.

 

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