Ahorros por la firma manuscrita en tableta digitalizadora

En el sector financiero se utiliza con alguna frecuencia la firma en tableta digitalizadora para operaciones como la retirada de efectivo o la firma de contratos.

A pesar de que las diferentes soluciones técnicas de firma digitalizada llevan aparejado un cierto coste por documento (por la imputación a cada transacción individual de los costes de proyecto y ciertos costes variables como el sellado de tiempo – timestamping o el almacenamiento informático) se identifican ahorros de entre 6 y 60 céntimos de euro por documento, en comparación con los costes de gestionar los documentos en papel.

No siempre hay ahorro de papel en todos los pasos, ya que frecuentemente se imprime una copia o un resguardo para el interesado. Así y todo, la gestión de la entidad pasa a ser completamente electrónica y los ahorros son patentes desde el primer minuto.

Pero es que cuando más importante resulta la gestión electrónica de los documentos con firma digitalizada es en el momento de necesitar el documento, para resolver incidencias.

Un caso frecuente es cuando el departamento jurídico de una entidad necesita un documento para preparar un proceso jurisdiccional. En ese caso, lo solicita al departamento de custodia documental y lo estudia para preparar la argumentación jurídica. Con frecuencia, se traspapela entre los expedientes que gestiona el letrado, y cuando se necesita de nuevo para presentar la demanda o la contestación a la demanda, el abogado lo solicita de nuevo al departamento de custodia documental, pensando que lo retornó en su dia. Pero el documento no está donde se supone y comienza una búsqueda por los escritorios y estanterías de los posibles interesados en el asunto en el departamento jurídico de la entidad, y en otros, hasta que aparece. O no.

En los casos de la recuperación de la documentacion es cuando las propiedades de los documentos electrónicos superan a las de los de papel, y los ahorros son mucho mayores, del rango de las decenas y hasta centenares de euros, aunque su frecuencia estadística sea mucho menor.

De modo que las cuentas son muy fáciles de hacer: si una entidad gestionara 1 miilón de documentos con firma al año, contando un ahorro de 20 céntimos por documento por la gestión electrónica, se ahorraría 200.000 euros al año.

Aunque los proyectos de gestión de firma en tablet pueden ser más o menos ambiciosos y, por tanto, más o menos costosos, el supuesto indicado permitiría recuperar la inversión entre 1 y 3 años.

 

 

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